O que é eSocial?
O eSocial é um projeto do governo federal cujo objetivo é estabelecer uma forma única de prestação de informações ao governo. A partir do seu lançamento, no ano de 2015, todas as empresas brasileiras deverão aderi-lo, inclusive os empregadores domésticos, através do eSocial doméstico, e por isso para ser afetado pelo eSocial você só precisa ser empregador. A meta é unificar o envio das informações em uma única plataforma até 2018. Isso melhorará a qualidade das informações prestadas ao Estado, diminuir a burocracia e garantir os direitos dos trabalhadores.
O programa foi desenvolvido em conjunto pela Caixa Econômica Federal (CAIXA), pelo Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Ministério da Previdência Social (MPS), Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), e pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB). A implementação faz parte do projeto lançado pelo Ministério do Planejamento que visa modernizar a gestão pública. Este é conduzido juntamente com a Câmara de Gestão, Desempenho e Competitividade e com o conjunto dos ministérios.
Vantagens do eSocial
O cumprimento de todas as leis será mais simples, já que estarão centralizadas. Cada tipo de informação prestada ao governo é classificado como “evento”, e possui o formato específico para ser enviada. Os eventos especiais são os que informam a estrutura da empresa, seu ramo e área de atuação.
Como as informações serão prestadas diretamente para a plataforma do eSocial, o usuário fica dispensado de integrar formulários e declarações. Ao se padronizar o envio, a quantidade de obrigações recolhidas também fica reduzida. O empregador poderá atuar com mais transparência e segurança jurídica. Dessa forma, estará livre de passivos fiscais e trabalhistas que não interessam ao andamento do negócio.
Na medida que o uso da plataforma se intensifique, os serviços dedicados aos trabalhadores serão aprimorados. Haverá, então, mais agilidade e eficiência para usufruir direitos trabalhistas e previdenciários. Além disso, fraudes contra o sistema previdenciário e trabalhista brasileiro serão mais difíceis. Em longo prazo, o prejuízo à sociedade diminuirá, já que essas fraudes costumam criar um ambiente de concorrência desleal.
Como funciona?
Na hora de realizar o envio de eventos, o usuário poderá utilizar o Web Service e o Portal Web, e o próprio eSocial faz todas as validações diretamente na internet. Com isso, o sistema dispensa o uso de um Programa Gerador de Declaração (PGD) para criar e transmitir os eventos. Antigamente, o empregador precisava preparar um arquivo no seu computador e aplicar as validações no PGD (Sefip, Rais, Dirf entre outros).
É feita, então, uma ligação direta entre o sistema usado pela empresa e o eSocial. Para isso, é preciso de um Web Service, que será o canal de envio dos arquivos XML. A organização também pode criar um evento ao preencher os campos diretamente na internet, através do portal do programa.
A empresa tem a liberdade de escolher a melhor maneira de enviar as informações diárias. Elas podem ser mandadas de uma única vez, por uma única máquina, ou podem ser feitas por cada pessoa, individualmente, que é responsável por uma rotina. A organização só precisa ter o pleno controle sobre a maneira de envio.
Em relação à segurança, o comando será feito através de um certificado digital que as empresas com mais de dois empregados têm direito. As outras empresas farão o controle através de um código de acesso. Isso garantirá que haja sigilo fiscal. Apenas o empregador poderá ter acesso às informações do empregado, e os dados não são fornecidos a nenhuma outra pessoa, seja física ou jurídica. Evidentemente, os órgãos e entidades que participam do projeto poderão realizar o acesso, pois possuem competência legal para isso.
Cadastro no eSocial
 
Os dados cadastrais do empregador devem ser validados pelo sistema. Isso é feito com base no CNPJ ou CPF, a depender do tipo de pessoa. São levados em conta alguns indicadores na base da RFB. Quando o empregador faz uso do CAEPF e do CNO (CEI de obra), por exemplo, é necessário utilizar os dados na hora da validação.
As pessoas jurídicas, portanto, precisam apresentar o cadastro de CNPJ para ter as suas informações validadas. Há a possibilidade de utilizar tabelas corporativas para outros batimentos exigidos em certas situações. Nesse caso, quem fará isso serão os órgãos responsáveis.
Em relação aos trabalhadores, eles precisam cadastrar o CPF e o CNIS para que aconteça a validação das informações. Além da verificação do cadastro de pessoa física, também são avaliados o NIS, a data de nascimento e o nome do trabalhador.
Os usuários do sistema também precisam enviar as informações relativas à jornada contratual. Independentemente do controle que possuem, os empregados isentos de marcação de ponto são obrigados a realizar esse processo.
Uma dúvida comum é a respeito dos contratos de admissão de prazo determinado que se torna, com o tempo, indeterminado. O governo informa que não existe necessidade de realizar uma alteração contratual, pois o sistema assume que ele passou a ser indeterminado por não haver informação sobre o encerramento do contrato.
Há casos em que o empregado passou de uma filial a outra. A mudança de lotação (alteração do estabelecimento de trabalho) poderá ser informada através do envio de um evento de alteração contratual. Deve-se, portanto, comunicar a mudança de estabelecimento de maneira clara.
Para diretores não empregados que têm direito ao FGTS e são contribuintes individuais, há uma categoria específica. O evento s2600- Trabalhador Sem Vínculo (Contribuinte Individual) deve ser acionado nesse caso.
Preparação das empresas
O eSocial está em fase de testes, e só a partir de janeiro de 2018 será definitivo. Como haverá uma série de mudanças às quais é preciso se adaptar, as empresas deverão começar um estudo e planejamento o mais cedo possível. A mudança completa pode ser um desafio para alguns negócios.
Por isso, é importante se planejar e se preparar para adentrar de vez no eSocial. Algumas regras de contratação não serão mudadas, mas há alguns problemas hoje no que diz respeito ao cumprimento da lei. Então, as empresas devem estar atentas ao fato de que a era digital colocará mais rigor nesse processo.
Evidentemente que isso é bom para o sistema trabalhista brasileiro. Um trabalhador que trabalhou 2 anos para uma empresa, por exemplo, e perdeu o contato com ela, sofria muitas dificuldades. O eSocial acabará com isso, porque agora não será preciso guardar papelada por 30 anos. Agora, a tarefa de guardar essas informações cabe ao governo, que o fará digitalmente, poupando um grande espaço nas empresas.
Apesar de trazer regras complicadas, que eventualmente podem criar um problema na rotina de trabalho, as organizações não deverão ter problemas com a adaptação.
Cuidados necessários
Há pontos críticos que precisam de atenção por parte das empresas. As admissões, desligamentos e pagamentos de férias retroativos não poderão mais ser feitos. Se isso existe na sua empresa, saiba que a tarefa gerará muita insegurança e alerta na fiscalização.
A admissão deve ser enviada antes do começo do prazo para o empregado começar a trabalhar. O desligamento precisa ter o mesmo prazo do pagamento, ou seja, um dia do término do contrato. Quando se tratar de aviso prévio, o pedido de desligamento terá apenas 10 dias de prazo. Sobre o pagamento de férias, ele não pode ser feito de modo retroativo porque é preciso informar data do pagamento, afastamento, remuneração e data de retorno.
Se você deixar tudo isso para ser feito depois, provavelmente terá que abrir a folha de pagamento do mês anterior. Vai estar, então, vulnerável à fiscalização, porque estará fazendo retificações, e isso irá chamar a atenção. Então fique atento para os pontos críticos acabando com isso desde já.
E agora, você já sabe o que é o eSocial?
Conclusão
O eSocial é um novo integrante do sistema do governo federal para unificar a escrituração fiscal e contábil das empresas. Isso gerará uma modernização das informações tributárias do contribuinte. Ele na verdade não cria nada de novo, apenas consolida digitalmente os dados de todos os colaboradores num único banco de dados.
Como os escritórios e os setores de RH precisam preencher uma série de documentos, muitos com as mesmas informações, eles enfrentam muita burocracia. O envio para os órgãos responsáveis faz com que exista, ainda, muita redundância e erros. Além disso, há uma perda de produtividade.
Com o eSocial tudo será otimizado, já que os órgãos participantes irão à plataforma para ver as informações. Isso diminuirá os erros e poupará tempo, melhorando a divulgação das informações dos trabalhadores e empresas.
O sistema ainda passa pela fase de teste, e por isso pode receber muitas mudanças até chegar ao modelo ideal. Apenas no início de 2018 o governo irá torná-lo obrigatório. Esse tempo servirá para as empresas começarem a se adaptar para o uso definitivo. Por isso, conheça a ferramenta desde já, para garantir uma melhor integração no futuro.
 
eSocial: preparos necessários para quem começará a entrega em janeiro
Após muitos adiamentos e especulação sobre o assunto, o eSocial bate à porta das empresas. Como 2018 promete ser um ano de fortes emoções, é melhor se preparar desde já para atender às exigências desta nova obrigação acessória do que deixar para a última hora.
Segundo Sáttila Silva, gerente de Planejamento da LG lugar de gente, o primeiro ponto para ter sucesso é definir um “dono”. Projeto sem sponsor ou patrocinador já nasce morto. Ou seja, é fundamental ter uma pessoa ou um departamento responsável por atribuir recursos, fazer a ligação entre as áreas envolvidas e ser o principal ponto de apoio com a alta gestão. “Vale ressaltar que o dono do eSocial precisa mostrar a relevância do projeto para a presidência da companhia, deve conhecer bem os demais departamentos, ter potencial de argumentação e de encontrar recursos financeiros. É por isso que muitas companhias vêm apostando no RH”.
A profissional destaca ser importante entender o cenário vivenciado pela sua empresa, o que pode ter um início respondendo às seguintes perguntas:
As informações exigidas pelo projeto estão automatizadas e os sistemas que gerenciam esses dados estão atualizados com a última versão do leiaute?
Os processos de trabalho estão ajustados às exigências do eSocial?
A empresa possui mais de um fornecedor envolvido nos processos ligados ao eSocial? Se sim, as integrações necessárias entre esses fornecedores já foram mapeadas?
Como sua empresa fará a transmissão das informações para o ambiente do governo?
Seu fornecedor de software disponibilizará a mensageria? Ou será necessário procurar um novo fornecedor?
Será necessário contratar mais colaboradores para apoiar na adequação?
Os funcionários estão capacitados? Há necessidade de investir em treinamentos?
Sua empresa já possui certificado digital? Ele está atualizado?
De acordo com Sáttila, as respostas dessas questões vão dar um panorama dos gaps que precisam ser ajustados, antes do início do eSocial. “Outro ponto fundamental é realizar a qualificação cadastral de todos os seus funcionários. Caso haja inconsistência nos dados dos seus colaboradores, as obrigações prestadas não poderão ser enviadas ao governo. Desde 2016, é possível fazer a consulta em lote de cadastros dos funcionários, por meio do envio de um arquivo padronizado, conforme leiaute estabelecido no sistema. Vale lembrar que para realizar a busca é necessário ter o Certificado Digital”.
A infraestrutura também é parte fundamental do sucesso do projeto. Como está essa demanda na sua empresa hoje? Ela permite gerar as obrigações atuais com agilidade e segurança? Se a resposta foi não, é preciso acender o sinal de alerta! Com o eSocial, os problemas de entrega serão potencializados, já que as empresas terão que fazer envios quase que diariamente. Por isso, é fundamental que a companhia avalie sua infraestrutura, bem como o tempo que leva para processar as obrigações atuais, e já ajuste suas rotinas.
O ideal é aproveitar a liberação do ambiente de produção do eSocial para fazer esses testes de carga e performance. Assim, é possível identificar o tempo de processamento do servidor e eventuais necessidades de ajuste na infraestrutura, de forma que a empresa não tenha surpresas quando o projeto entrar em produção.
O sócio líder de Consultoria da Mazars Cabrera, Éder Mutinelli, acredita que o principal gargalo do eSocial está relacionado ao “saneamento de cadastro”, que, dentre outros, terá como objetivo corrigir todas as divergências entre as informações dos funcionários disponíveis nas empresas e àquelas nos bancos de dados das entidades governamentais de controles e administração de fundos e obrigações, como INSS, Receita Federal e Caixa Econômica Federal (CEF).
Éder alerta que o eSocial também vai exigir bastante da área de compliance, pois, ao padronizar, unificar e tornar digital o envio de informações ao governo, ele fará a empresa se “autodenunciar” caso incorra em qualquer infração de lei trabalhista e/ou previdenciária, já que tudo estará informatizado pelo novo sistema.
 
Fontes:  https://blog.egestor.com.br/esocial/
      http://maxipas.com.br